Varför finns dokumenthanteringsplan.se?

 
 

Vi som ligger bakom dokumenthanteringsplan.se har under många år arbetat med dokumenthanteringsplaner. Vi har i projekt efter projekt tragglat med verktyg som ordbehandlare, MS Excel eller något annat mindre praktiskt eller rent av svårhanterat verktyg. Arbetet har påtagligt ofta resulterat i en plan som sällan eller aldrig används och som inte uppdateras och därför snabbt blir inaktuell och glöms bort.

2011 började vi ändra på detta i och med att vi utvecklade den första versionen av dokumenthanteringsplan.se och testade den i några skarpa projekt (både större och mindre organisationer). Ledstjärnor har varit enkelhet, sökbarhet och konfigurerbarhet. Vi har inte siktat på att ta fram ett stort och komplext system.

Nu är tjänsten så bra att vi vill erbjuda alla som har höga ambitioner när det gäller dokumenthantering att använda den.

Dokumenthanteringsplan.se är en användarvänlig tjänst  för hantering av dokumenthanteringsplaner. Den är enkel att lära sig, snabb att söka i, sortera och filtrera information ur. Den kan börja användas direkt utan komplicerade och tidskrävande installationer eller utbildningar.


Måste man ha en dokumenthanteringsplan?

I  kommuner och landsting ska i regel varje myndighet och bolag ha en dokumenthanteringsplan. Detta regleras i kommunens respektive landstingets arkivreglemente. Även inom statlig förvaltning och privata företag är det vanligt med dokumenthanteringsplaner.


Vad är en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan eller dokumentplan är en plan som styr hanteringen av dokument i en organisation. Den utformas ofta som en tabell eller en matris där dokumenttyper listas i rader och egenskaper som styr dess hantering preciseras i kolumnerna. Olika organisationers dokumenthanteringsplaner ser olika ut. 

I dokumenthanteringsplanen listas normalt även digital dokument och informationssammanställningar i databaser.

Andra begrepp som används är dokumentplan, informationsförvaltningsplan, arkivbildningsplan, arkivplan, informationsplan, bevarandeplan eller gallringsplan.


Vad är bra med en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan hjälper de som jobbar i organisationen genom  att den talar om hur dokument ska hanteras. Det innebär att organisationen och dess medarbetare, genom att hantera sina dokumenten på ett riktigt sätt, lever upp till krav från externa lagar och regler, kvalitetssystem, interna rutiner, åtagande mot kunder mm. Medarbetarna behöver inte ägna dyrbar tid åt att fundera på vad de ska göra av de dokument de hanterar utan har bara att följa dokumenthanteringsplanen.

Dokumenthanteringsplanen underlättar också arkivering och återsökning av dokument. Den minskar personberoendet och ökar förutsättningarna för att olika personer hanterar dokument/information på samma sätt.


Hur gör man en dokumenthanteringsplan?

Att ta fram en dokumenthanteringsplan är ett internt projekt. Det kräver medverkan från alla delar i organisationen där man hanterar dokument och bör styras av en projektledare som har erfarenhet av att göra dokumenthanteringsplaner.

Grunden för dokumenthanteringsplanen är alltid att samla på sig de dokumenttyper som hanteras i den verksamhet som dokumenthanteringsplanen ska gälla för och att bestämma rutiner för hur de ska hanteras. I och med att detta görs identifierar man ofta förbättringar i dokumenthanteringen.

Det är viktigt att dokumenthanteringsplanen blir klar så snart det är möjligt och kan börja användas. Det behövs en förvaltningsorganisation som hanterar uppdateringar av planen.

Har man inte gjort en dokumenthanteringsplan förut kan det vara en vara en poäng att börja med att lära sig lite mer. Kontakta oss för tips och trix eller gå en kurs (läs mer på http://dokumentinfo.se/kurser/dokumenthantering-i-praktiken/) .


Behöver dokumenthanteringsplanen uppdateras ofta?

Ja, den behöver uppdateras ofta. Dokumenthanteringsplanen speglar organisationens arbetssätt i detalj. I de flesta verksamheter förändras arbetssätt och rutiner ofta. Därför är det viktigt att ha en bra rutin för uppdatering av dokumenthanteringsplanen så att den alltid är aktuell och utan problem kan förstås och användas av dem som arbetar i organisationen.


Vilken relation har dokumenthanteringsplanen till andra verktyg?

En väl fungerande dokumenthanteringsplan har stor betydelse för att etablera en styrning i informationsflödet som gör att organisationen och dess medarbetare kan ägna minimalt med tid och kraft åt att hantera dokument. Dokumenthanteringsplanen tillsammans med välfungerande IT-system för hantering av dokument och tydliga instruktioner ger organisationen ett bra stöd när det gäller dokumenthantering.